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Fièrement fait au QuébecDepuis Trois-Rivières

Vos opérations. Un seul système.

Umbeli conçoit des CRM sur mesure, des automatisations et des outils numériques pour centraliser les leads, soumissions, clients et opérations des entreprises de construction et de services.

  • Leads, soumissions et dossiers au même endroit
  • Relances, rappels et statuts automatisés
  • Le bureau et les équipes terrain sur la même information
Voir ce qu'on peut automatiser
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Votre entreprise a grandi. Vos processus, eux, sont restés manuels.

Ce n'est pas un problème de motivation ni de compétence. C'est un problème d'outils : à 3 employés, une boîte courriel et un fichier Excel suffisent. À 15, ils coûtent des contrats.

Des leads qui se perdent

Un appel manqué, un formulaire noyé dans une boîte courriel : la demande n'est jamais rappelée.

Des soumissions jamais relancées

Elles partent, puis plus rien. Personne ne sait lesquelles sont encore ouvertes ni depuis quand.

L'information éparpillée

Textos, courriels, photos, fichiers Excel : le dossier complet d'un client n'existe nulle part.

La double saisie

La même information est retapée dans le calendrier, dans le tableur, puis dans le logiciel comptable.

Des rendez-vous placés à la main

Chaque prise de rendez-vous demande deux ou trois allers-retours téléphoniques.

Aucune vue claire sur les opportunités

Impossible de dire en dix secondes combien de soumissions sont en attente, et pour quels montants.

Le terrain coupé du bureau

Heures, photos et bons de travail transitent par texto, ou reviennent en fin de semaine.

Des factures recopiées

On reprend la soumission signée à la main pour produire la facture, avec les erreurs que ça implique.

Chacun sa méthode

Deux chargés de projet, deux façons de faire, aucun historique commun quand l'un s'absente.

Des logiciels qui ne se parlent pas

Le site web, le CRM, le calendrier et la comptabilité vivent chacun de leur côté.

De la première demande au paiement final.

Voici le parcours réel d'un dossier dans une entreprise de construction ou de services. Chaque étape peut être outillée, connectée ou automatisée — rarement toutes en même temps, et rarement dans le même ordre d'une entreprise à l'autre.

  1. Lead

    Une demande arrive, peu importe le canal. Elle doit exister dans le système avant d'exister dans une boîte courriel.

    • Formulaires du site web
    • Appels entrants
    • Facebook Ads
    • Google Ads
    • Import automatique
  2. Qualification

    Trier ce qui vaut un déplacement de ce qui n'en vaut pas, sans y passer la matinée.

    • Formulaire de qualification
    • Règles métier (zone, type de travaux, budget)
    • IA lorsque c'est pertinent
    • Attribution automatique
  3. Rendez-vous

    Fixer la visite ou l'inspection sans allers-retours téléphoniques.

    • Plages proposées automatiquement
    • Confirmation par SMS ou courriel
    • Rappels avant la visite
    • Synchronisation du calendrier
  4. Estimation

    La prise de mesures et les photos du terrain remontent directement dans le dossier.

    • Fiche de relevé mobile
    • Photos rattachées au dossier
    • Gabarits de prix et de matériaux
    • Historique des projets similaires
  5. Soumission

    Produire un document propre à partir des données déjà saisies, pas d'un fichier recopié.

    • Génération du document
    • Approbation interne
    • Envoi au client
    • Signature électronique
  6. Relance

    L'étape la plus rentable, et la première à disparaître quand la saison est chargée.

    • SMS de suivi
    • Séquence courriel
    • Rappel interne au vendeur
    • Changement de statut automatique
  7. Signature

    Le passage de la vente à la production doit être un événement dans le système, pas un courriel.

    • Passage automatique en production
    • Création du dossier projet
    • Notification des équipes
    • Dépôt ou acompte déclenché
  8. Planification

    Savoir qui fait quoi, quelle semaine, avec quel matériel.

    • Calendrier des chantiers
    • Assignation des équipes
    • Matériel et sous-traitants
    • Notifications de changement
  9. Intervention / chantier

    Ce qui se passe sur le terrain doit arriver au bureau le jour même, pas le vendredi.

    • Bon de travail mobile
    • Photos et notes de chantier
    • Heures et présences
    • Signature du client sur place
  10. Facturation

    Facturer à partir de ce qui a réellement été fait, sans ressaisie comptable.

    • Génération de la facture
    • Synchronisation QuickBooks
    • Paiement en ligne
    • Suivi des comptes à recevoir
  11. Suivi client

    La partie qui génère les retours et les références, et qu'on ne fait presque jamais.

    • Communications après travaux
    • Rappels de garantie et d'entretien
    • Demande d'avis Google
    • Réactivation des anciens clients

Un CRM qui fonctionne comme votre entreprise fonctionne.

La plupart des CRM demandent à votre entreprise de rentrer dans leur logique : leurs statuts, leurs champs, leur façon de nommer un projet. Quand vos opérations sont spécifiques, ça se paie en contournements, en fichiers parallèles et en champs « Notes » qui contiennent l'essentiel.

Un CRM sur mesure part de l'inverse : vos étapes, votre vocabulaire, vos règles. On construit les morceaux qui manquent et on branche le reste à ce que vous utilisez déjà.

Ce qu'on peut construire, selon le besoin

  • Pipelines personnalisés
  • Dossiers clients
  • Fiches projets et chantiers
  • Gestion des leads
  • Calendrier et planification
  • Tâches et assignations
  • Devis et soumissions
  • Statuts et workflows
  • Documents et photos
  • Historique complet
  • Tableaux de bord
  • Rôles et permissions
  • Automatisations
  • Portail client
  • Portail employé
  • Interface mobile terrain

Ce n'est pas une liste de fonctionnalités incluses : c'est l'éventail du possible. Un premier système utile contient rarement tout ça — on construit ce qui règle un problème réel, dans l'ordre où il coûte le plus cher.

Automatisez ce qui ne devrait plus être fait à la main.

Une automatisation utile part toujours d'un déclencheur concret de votre quotidien. Voici des exemples de ce qu'on met en place chez des entreprises de terrain.

Un formulaire du site est rempliLe lead est créé dans le CRM, assigné à un vendeur et confirmé au client par SMS.
Un appel entrant reste sans réponseUne fiche est créée, un rappel est programmé et l'équipe est notifiée.
Un rendez-vous est confirméLe calendrier est mis à jour et des rappels partent au client et au technicien.
Une soumission est prêteLe document est généré à partir du dossier, approuvé, puis envoyé pour signature.
Une soumission reste sans réponseUne séquence de relance se déclenche et le statut change automatiquement.
Une soumission est signéeLe projet bascule en production et l'administration reçoit les informations nécessaires.
Un technicien remplit son bon de travailHeures, photos et notes remontent au dossier, visibles au bureau le jour même.
Un chantier est marqué terminéLa facture est générée ou synchronisée avec le logiciel comptable.
Un appel client se termineUn résumé est ajouté à la fiche, avec les points à retenir et la prochaine action.
Un document arrive (plan, facture fournisseur, devis)Les données utiles sont extraites et classées dans le bon dossier.
Chaque matinLes tableaux de bord sont à jour : soumissions en attente, chantiers de la semaine, montants en jeu.

Gardez vos outils. On les fait travailler ensemble.

Remplacer un logiciel qui fonctionne est rarement le bon réflexe. Dans beaucoup de cas, le problème n'est pas l'outil : c'est qu'il est seul. On connecte l'existant, et on développe uniquement les morceaux qui manquent.

Comptabilité et paiements

  • QuickBooks
  • Stripe
  • Exports comptables

Courriel, calendrier et documents

  • Google Workspace
  • Microsoft 365
  • Gmail
  • Outlook
  • Google Calendar

Communications

  • SMS (Twilio)
  • Courriel transactionnel
  • Téléphonie

Votre écosystème actuel

  • Formulaires du site web
  • CRM existant
  • ERP
  • Logiciels métier
  • APIs

Ces noms sont cités comme exemples d'outils fréquemment connectés. Umbeli n'est pas partenaire officiel de ces éditeurs : la connexion se fait via leurs API publiques.

De l'IA là où elle est réellement utile.

L'IA n'est pas le produit. C'est un composant du système, utilisé quand il fait gagner du temps ou de la fiabilité sur une tâche précise — et laissé de côté quand une simple règle fait mieux.

Qualification des demandes

Lire une demande entrante, en extraire le type de travaux, la zone et l'urgence.

Résumés d'appels

Transformer un appel en notes structurées rattachées à la fiche client.

Extraction de données

Récupérer les informations utiles d'un PDF, d'une facture fournisseur ou d'un bon de commande.

Analyse de documents

Comparer un devis, un contrat ou un plan à vos gabarits et signaler les écarts.

Génération assistée

Préparer un brouillon de soumission, de courriel de relance ou de compte rendu.

Classification des leads

Prioriser les demandes selon vos critères historiques plutôt que selon l'ordre d'arrivée.

Assistants internes

Poser une question en langage naturel et obtenir la réponse tirée de vos propres données.

Agents téléphoniques

Prendre un message structuré hors des heures d'ouverture et créer la fiche correspondante.

Recherche dans la documentation

Retrouver une procédure, une fiche technique ou une garantie sans fouiller les dossiers.

Pensé pour les entreprises de construction et de terrain.

Les outils changent d'un métier à l'autre, mais le cycle reste le même : une demande, une visite, un prix, une relance, un chantier, une facture. C'est ce cycle qu'on outille.

Toiture

Inspections, relevés, soumissions saisonnières, relances.

Construction générale

Projets longs, lots, sous-traitants, avenants.

Rénovation

Devis détaillés, phases, suivi client rapproché.

Excavation

Planification d'équipements, localisations, feuilles de temps.

Plomberie

Urgences, appels de service, pièces, facturation rapide.

Électricité

Appels de service, contrats récurrents, conformité.

HVAC / climatisation

Installation, entretien récurrent, rappels de saison.

Inspection en bâtiment

Rapports, photos, gabarits, livraison au client.

Paysagement

Saisonnalité, contrats récurrents, routes d'équipes.

Services techniques

Techniciens mobiles, interventions, bons de travail.

À quoi ça peut ressembler concrètement ?

Scénario illustratif. L'entreprise décrite est fictive : il s'agit d'un exemple de workflow, pas d'un cas client.

Une entreprise de toiture reçoit une demande depuis son site web.

  1. Le lead entre automatiquement dans le CRM, avec la source et le type de travaux.
  2. Le vendeur du secteur reçoit une notification.
  3. Un rendez-vous d'inspection est proposé au client.
  4. Le client reçoit une confirmation par SMS, puis un rappel la veille.
  5. Les photos et mesures prises sur le toit remontent dans le dossier.
  6. La soumission est générée à partir de ces données, puis envoyée pour signature.
  7. Sans réponse après quelques jours, une séquence de relance se déclenche.
  8. À la signature, le projet passe en production et le dossier chantier est créé.
  9. L'administration reçoit les informations nécessaires à la planification.
  10. La facture est générée et synchronisée avec le logiciel comptable.
  11. Le client reçoit les communications de suivi et le rappel de garantie.

Avant

Sept outils, des tâches manuelles, de l'information dispersée

  • Les demandes arrivent dans une boîte courriel partagée
  • Le suivi des soumissions vit dans un fichier Excel
  • Les rendez-vous se fixent par téléphone et texto
  • Les photos restent sur les téléphones des équipes
  • Les soumissions sont montées dans un traitement de texte
  • Les heures reviennent sur papier en fin de semaine
  • Les factures sont recopiées à la main dans le logiciel comptable

Après

Un workflow connecté

  • Toutes les demandes entrent au même endroit, quelle que soit la source
  • Chaque soumission a un statut, une date et un responsable
  • Les rendez-vous se confirment et se rappellent tout seuls
  • Photos, mesures et notes sont rattachées au dossier
  • La soumission se génère à partir des données déjà saisies
  • Les heures terrain remontent le jour même
  • La facturation part de ce qui a réellement été fait

Quand un logiciel existant suffit, on vous le dira.

Si Jobber, HubSpot, Monday, QuickBooks ou un autre logiciel du marché répond déjà à votre besoin, reconstruire n'a aucun intérêt. Ça coûte plus cher, c'est plus long, et vous perdez l'écosystème qui vient avec.

Un logiciel du marché est probablement le bon choix si…

  • Votre processus ressemble à celui de la majorité de votre secteur
  • Un seul outil couvre l'essentiel de votre cycle
  • Les limitations que vous rencontrez sont des habitudes, pas des contraintes métier
  • Vous démarrez et vous avez besoin de structurer vite, pas de développer

Le sur mesure devient pertinent quand…

  • Plusieurs outils doivent être connectés entre eux
  • Votre workflow est réellement spécifique à votre façon d'opérer
  • Beaucoup de tâches manuelles subsistent malgré les logiciels en place
  • Les outils actuels deviennent limitants au lieu d'aider
  • Vous voulez centraliser vos opérations plutôt que les répartir
  • Une interface spécifique est nécessaire (terrain, portail client, atelier)
  • Le coût des licences ou la complexité de l'existant devient un problème en soi

Dans bien des cas, la bonne réponse est mixte : on garde vos logiciels, on les connecte, et on développe uniquement ce qui manque.

Comment on travaille sur un projet d'opérations.

01

Comprendre vos opérations

On cartographie ce qui se passe réellement aujourd'hui : qui fait quoi, avec quel outil, à quel moment. Sans jugement sur l'existant.

02

Identifier les frictions

On repère ce qui peut être simplifié, connecté ou automatisé — et ce qui doit rester humain.

03

Concevoir le système

On définit les workflows, les interfaces et les intégrations nécessaires, avec un ordre de priorité clair.

04

Développer et connecter

On construit progressivement, par morceaux utilisables, plutôt qu'en un grand déploiement unique.

05

Déployer et améliorer

Le système est mis entre les mains des équipes, ajusté, puis élargi au rythme de l'entreprise.

Moins de saisie. Plus de visibilité.

Moins de saisie manuelle et de double saisie
Moins de leads et de soumissions oubliés
Une vue claire sur ce qui est en attente
Moins de logiciels isolés les uns des autres
Des processus plus prévisibles d'un employé à l'autre
Un meilleur suivi client, avant et après les travaux
L'information centralisée et retrouvable
Une croissance plus facile à encaisser
Moins de dépendance aux tâches administratives répétitives

Pas de promesse chiffrée ici : les gains dépendent de vos volumes, de vos processus actuels et de ce que vous décidez d'automatiser. On les estime ensemble, à partir de vos chiffres.

Les types de systèmes qu'on met en place.

Umbeli est une agence de développement : la construction est une verticale, pas notre seul terrain de jeu. Voici les briques qu'on assemble selon les besoins.

CRM et pipelines sur mesure

Dossiers, statuts, soumissions et tableaux de bord conçus autour de votre cycle réel.

Portails clients et employés

Un espace où le client suit son projet et où l'équipe accède à ce dont elle a besoin.

Outils internes métier

Calculateurs, gabarits de prix, générateurs de documents, planificateurs.

Intégrations et synchronisations

Faire circuler l'information entre site web, CRM, calendrier, téléphonie et comptabilité.

Interfaces mobiles pour le terrain

Bons de travail, photos, heures et signatures, utilisables sur un chantier.

Automatisations et agents IA

Workflows, relances, extractions et assistants branchés sur vos propres données.

Ce qu'on nous demande le plus souvent.

Il n'y a pas de prix affiché, parce qu'un CRM sur mesure n'est pas un produit standard : le budget dépend du nombre de workflows, des intégrations nécessaires et du fait qu'il y ait ou non une interface mobile pour le terrain. L'écart est réel entre automatiser un cycle de soumissions sur un CRM existant et développer un système complet. On chiffre après avoir cartographié vos opérations, et on découpe en étapes pour que vous ne payiez pas tout d'un coup.

On travaille par livraisons successives plutôt qu'en un seul grand déploiement. Une première brique utile — par exemple la centralisation des leads et le suivi des soumissions — se met en place bien avant le système complet. Le reste s'ajoute ensuite, au rythme de l'entreprise et de vos saisons : on évite généralement de déployer au pic de la période de production.

Oui, quand le logiciel expose une API — c'est le cas de QuickBooks et de la plupart des solutions infonuagiques. Selon les cas, on synchronise les clients, les soumissions signées, les factures ou les paiements. Quand l'outil est ancien ou fermé, on passe par des exports/imports structurés, ce qui reste préférable à la ressaisie manuelle.

Rarement, et ce n'est pas le point de départ. Dans beaucoup d'entreprises, les logiciels en place font correctement leur travail : le problème est qu'ils ne communiquent pas. On commence donc par connecter l'existant et par développer uniquement les morceaux manquants. Le remplacement ne se discute que si un outil est devenu un frein réel.

En grande partie. La génération du document à partir des données déjà saisies, l'envoi, la signature électronique, le changement de statut et surtout les relances s'automatisent bien. Ce qui reste humain, c'est le prix et le jugement technique : l'automatisation prépare le document, elle ne décide pas à votre place.

Oui, lorsqu'elle règle un problème précis : qualifier une demande entrante, résumer un appel, extraire les données d'un PDF, retrouver une information dans vos documents. On l'intègre comme un composant du système, avec des garde-fous et une validation humaine sur ce qui engage l'entreprise. Quand une simple règle fait le travail, on utilise une simple règle.

Oui, à condition de commencer petit. Une équipe de cinq personnes n'a pas besoin d'un système complet : elle a besoin que les demandes ne se perdent plus et que les soumissions soient relancées. C'est un périmètre court, qui se rentabilise vite. Le sur mesure devient discutable si votre processus est standard et qu'un logiciel du marché le couvre déjà.

Oui. Les formulaires du site, les demandes de soumission, les appels et les campagnes publicitaires peuvent alimenter directement le CRM, avec la source conservée. C'est souvent le premier chantier : il est rapide, visible, et il arrête immédiatement la perte de demandes.

Un CRM du marché vous donne une structure éprouvée immédiatement, contre un abonnement et l'obligation d'entrer dans sa logique. Un CRM sur mesure part de vos étapes, de votre vocabulaire et de vos règles, et vous appartient — en contrepartie d'un investissement initial plus élevé et d'une maintenance à prévoir. Le bon critère n'est pas la préférence, c'est l'écart entre votre processus réel et ce que l'outil du marché accepte.

C'est même l'intérêt principal. Un système développé sur mesure s'étend quand vous ajoutez une division, un type de service, une équipe ou une succursale. On conçoit dès le départ avec cette hypothèse : rôles et permissions, données structurées, intégrations remplaçables. Et le code vous appartient, donc vous n'êtes pas captif.

Vous savez déjà que vos opérations pourraient être plus simples.

Montrez-nous comment votre entreprise fonctionne aujourd'hui. On vous dira ce qu'il est possible de connecter, d'automatiser ou de centraliser — et ce qui ne vaut pas la peine de l'être.

Un premier échange, sans engagement. Apportez vos irritants, pas un cahier des charges.

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Des solutions uniques et sur mesure, adaptées à chaque client et aux dernières tendances.

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