Portail client sur mesure

Un espace client pour suivre les demandes et les documents.

Un espace où votre client retrouve son dossier et agit au bon endroit, pendant que votre équipe garde la maîtrise des informations partagées.

Parlons du projet Voir le parcours

Espace du clientUn accès à son propre contexte

Démarche en coursUne action, une réponse claire

Vue de l’équipeClient et équipe restent reliés

Votre réalité, notre point de départ

Documents · Demandes · Suivi

Un portail peut servir aux entreprises de construction, cabinets de services, distributeurs B2B et équipes de support qui doivent partager des documents, recevoir des demandes et donner de la visibilité sur leur traitement.

Un portail client est un espace accessible après connexion où vos clients retrouvent les informations liées à leur dossier. Il peut réunir demandes, documents, étapes et échanges. Umbeli conçoit des portails reliés à vos opérations, avec un périmètre défini selon ce que le client doit vraiment pouvoir consulter ou faire.

Du besoin au parcours

Le même dossier, deux points de vue.

Explorez les étapes. Ce scénario illustre un fonctionnement à adapter à votre entreprise.

Après connexion, il accède aux dossiers et documents qui lui sont destinés. Les droits sont définis selon les personnes et les organisations concernées.
Une demande, une pièce à transmettre ou une validation trouve sa place dans le parcours. Le client sait ce qui a été reçu et quelle étape nécessite encore son intervention.
Le dossier rejoint le fonctionnement interne et, si prévu, le CRM de référence. Les échanges partagés restent distincts des notes réservées à votre équipe.

Scénario illustratif

Espace du client

Accès: Utilisateur autorisé
Dossier: Visible selon les droits
Documents: Versions partagées

Un accès à son propre contexte

Exemple de parcours, sans réservation ni envoi de données.

Commencer par un parcours utile

Le premier portail n’a pas besoin de reproduire tout votre système interne. Choisissez une demande récurrente : connaître l’état d’une soumission, déposer un document ou confirmer une information. Dessinez le parcours du client et celui de la personne qui traite sa demande.

Distinguer les informations internes des informations partageables.
Définir les actions autorisées pour chaque organisation et utilisateur.
Prévoir invitations, récupération d’accès et départ d’un employé.
Choisir les notifications utiles sans créer un nouveau flux de messages inutile.

Un portail complète le CRM

Le CRM organise le travail de votre équipe. Le portail ouvre une partie du parcours au client. Il faut décider quel système conserve le dossier de référence, quelles données sont synchronisées et qui valide une modification. Une bibliothèque de documents standard peut suffire si vous n’avez besoin que de partager quelques fichiers.

Sur le terrain · Clôture Bionique

Une demande de clôture ne se résume pas à un nom et un téléphone.

Chez Clôture Bionique, préparer une soumission impliquait des échanges de courriels, la collecte des détails du terrain et des plans dessinés à la main. Les informations utiles étaient réparties entre plusieurs étapes.

Nous avons relié le formulaire client à un tableau de suivi et à un outil de dessin intégré. L’estimateur peut travailler dans le dossier, préparer le plan et produire une soumission accompagnée d’un PDF. Le logiciel prend ainsi la forme du travail à accomplir.

Découvrir le projet Clôture Bionique

Présentation de l’application et du parcours de soumission · Clôture Bionique

Ce mandat relie une demande client au travail interne. Pour votre portail, l’espace authentifié, les documents visibles et les actions autorisées seront définis selon les besoins de vos clients.

Documents, rôles et contrôle des accès

Le cahier des charges doit préciser la durée de conservation, les types de fichiers acceptés et la visibilité de chaque document. Les contrôles d’accès se vérifient côté serveur, dossier par dossier. Les tests incluent les liens transmis à un autre compte et les utilisateurs dont l’accès a été retiré.

Maquettes du parcours client et de la gestion interne.
Développement des fonctions retenues et connexion aux outils accessibles.
Tests des autorisations et des cas d’erreur.
Documentation, formation et conditions de support définies.

Choisir selon votre situation

Un espace dans votre outil actuel ou un portail dédié ?

Le portail doit donner au client une action utile : suivre un dossier, déposer un document ou valider une étape.

Critère	Espace client existant	Portail sur mesure
Parcours	Les fonctions du logiciel couvrent les besoins de vos clients.	Vous devez réunir plusieurs outils ou proposer des actions particulières.
Droits d’accès	Contrôler les rôles disponibles et la séparation des dossiers.	Concevoir et tester les permissions pour chaque rôle et organisation.
Documents et données	Vérifier ce qui peut être affiché, modifié et exporté.	Définir la source de référence et les règles de synchronisation.
Exploitation	Forfait, limites et évolutions du fournisseur.	Hébergement, sécurité, support et maintenance à organiser.

Un premier portail peut se limiter à un dossier et une action. Les clients pilotes permettent ensuite de prioriser les fonctions suivantes.

Évaluer le coût et préparer le lancement

Les rôles, la reprise des données, le nombre d’intégrations et les documents influencent davantage le coût que le nombre d’écrans. Un groupe pilote peut tester un premier parcours avant l’ouverture générale. Hébergement, sauvegardes, surveillance, maintenance et frais de services tiers doivent apparaître dans le budget de fonctionnement.

Les questions pratiques

Avant de démarrer

Le portail peut-il fonctionner sur mobile ?

Le parcours peut être conçu pour un navigateur mobile. Les besoins hors connexion, les fichiers volumineux et les fonctions propres au téléphone doivent être précisés séparément ; une application native n’est pas systématiquement nécessaire.

Peut-on garder nos logiciels actuels ?

Oui, si leurs possibilités d’intégration permettent le parcours retenu. Nous vérifions les API, les exports et les droits avant de promettre une synchronisation.

Qui possède les données et les accès ?

Les données de votre entreprise restent les vôtres. Le contrat doit détailler les accès remis, l’export, le code livré et les licences de composants tiers. La procédure de sortie et la reprise par un autre prestataire sont à cadrer avant la livraison.

À votre tour

Et chez vous, comment ça se passe ?

Une demande client, les outils que vous utilisez et ce qui bloque aujourd’hui : ces informations nous aident à proposer un point de départ concret.

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